Contabilidade e Tributação

Se o livro não foi autenticado pela a Junta Comercial, o contribuinte precisa solicitar que o documento seja colocado em “exigência”

 

SÃO PAULO – Com a possibilidade de retificação dos dados enviados via Escrituração Contábil Digital (ECD), anunciada pela Receita Federal, o contribuinte precisa ficar atento sobre como proceder. Conforme o Fisco, a facilidade não vale se os arquivos estiverem nas seguintes etapas: em análise (pela Junta Comercial), autenticado ou substituído.

 

A ECD é um dos três pilares do Sistema Público de Escrituração Digital. O prazo para envio dos arquivos terminou em 30 de junho, com cerca de 90% dos contribuintes conseguindo fazer o envio.

 

Contudo, conforme pesquisa divulgada recentemente pela Deloitte, quase 34% das empresas declararam que não têm certeza se todas as informações dos seus sistemas de gestão empresarial (ERPs) serão integradas corretamente ao sistema.

 

Dessa forma, se o livro já foi enviado para o Sped, mas a Junta Comercial ainda não o autenticou, o contribuinte precisa se dirigir com urgência ao órgão solicitando que o documento seja colocado em “exigência” – isto é, o processo de validação dos dados seja interrompido.

 

Conforme o Fisco, somente quando colocado em exigência poderá haver substituição. O Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência contenha a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.

 

 

Após a autenticação

 

Caso a autenticação dos documentos já tenha sido realizada, é possível fazer a correção de alguns dados, mas não mais substituir o livro todo. As retificações, de acordo com a Receita Federal, estão detalhadas no artigo 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08. Veja:

 

A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência. “Não confunda retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração”, informou a norma.

 

A mesma regra exemplifica como deve ser feita a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração:

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o contribuinte deverá publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso sobre o fato e informará dentro de 48 horas à Junta Comercial de sua jurisdição;

 

Uma vez recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada;

 

A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento das obrigações;

 

No caso de livro digital, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o contribuinte obter reprodução do instrumento junto à administradora do sistema.

 

Fonte: Financial Web

De acordo com WK Sistemas, as empresas precisam entender o funcionamento do projeto, que é dividido em três frentes

 

SÃO PAULO - Como forma de evitar problemas no percurso para implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), contribuintes devem levar em conta dez premissas, de acordo com especialistas.

 

Para conseguir atender a esses passos, de acordo com WK Sistemas, as empresas precisam entender o funcionamento do projeto, que é dividido em três frentes: a Fiscal (EFD), a Contábil (ECD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Veja:

 

Conhecer o projeto: O  Sped foi instituído pelo Decreto n. 6.022, de 22 de janeiro de 2007.  Ele faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias (livros contábeis, fiscais e notas fiscais) transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores.

Conhecer o objetivo: A ideia  é colocar é permitir uma maior integração do Fisco em todas as suas esferas. Racionalizar e simplificar as obrigações acessórias e reduzir a burocracia.

Estar atento aos prazos: É importante ter em mente que cada um dos braços do Sped tem prazos diferentes. Conforme a WK Sistemas, enquanto que a EFD teve seu prazo de entrega prorrogado para setembro de 2009, a ECD mantém sua obrigatoriedade para junho de 2009. Já para a NF-e, o prazo varia de acordo com ramos de atividades. Para setembro deste ano, são esperados mais de 53 novos ramos, com quantidade estimada para mais de 40 mil contribuintes.

Saber se está obrigado: A necessidade também varia conforme o tipo de Sped. No caso do ECD, inicialmente todas as empresas do lucro Real estão obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações de seus livros contábeis. Já pelo EFD: cada estado tem divulgado em seus portais a lista das empresas obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações fiscais em setembro deste ano. Por fim, no âmbito da NF-e, a obrigatoriedade varia conforme o ramo de negócio. Para mais informações, é preciso acessar http://www.nfe.fazenda.gov.br/.

Conhecer os riscos: As penalidades para quem não estiver de acordo com o Sped são muitas e vão desde multas pela não apresentação de arquivos, até a impossibilidade de emitir notas fiscais de vendas. Ainda, conforme os especialistas, quem não se adaptar às condições do Sped estará incorrendo na violação da Lei 8.137/90, que disciplina os crimes contra a ordem tributária.

Conhecer os benefícios: Além da simplificação e desburocratização das obrigações acessórias, o uso do Sped permite às empresas a eliminação do uso de papel e a diminuição de despesas com armazenamento físico de arquivos. O sistema também estimula o comércio B2B (Business to Business) envolvendo a troca eletrônica de arquivos. Por fim, é esperado aumento da competitividade.

Revisar os procedimentos da empresa: as companhias poderão observar as práticas de informatização e organização de suas informações fiscais e contábeis.

Verificar os dados do sistema: o Sped solicita uma gama imensa e detalhada de informações digitais. Desta forma, todos os cadastros do sistema do contribuinte como o de clientes, por exemplo, deve estar com todas as informações (como CNPJ e Inscrição Estadual) corretas e, mais importante, válidas, pois estas serão alvo de análise por parte da Receita Federal. Além disso, a NF-e é enviada à Receita a cada operação, sendo que qualquer irregularidade implicará no impedimento da operação comercial.

Dispor de recursos necessários: o contribuinte deve ter acesso a uma série de recursos que permitem gerar informações eletrônicas. Um ERP estruturado e integrado, que tenha todas as informações contábeis e fiscais muito bem planejadas, certificação digital adequada, excelente conexão com a Internet e boa estrutura de informática são requisitos fundamentais para se adaptar a nova realidade eletrônica tributária.

Implantar com antecedência: A avaliação dos impactos, aquisição das ferramentas necessárias, análise das informações necessárias, testes e validação podem levar até dois meses para ser concluído. Por isso, é necessário um planejamento prévio.

Sobre este último ponto, vale citar que, recentemente, a Receita Federal decidiu ampliar o prazo de adesão ao Sped Fiscal, que terminaria em agosto foi transferida para 30 de setembro próximo. Conforme o órgão, a medida foi tomada porque empresas não encontravam consultorias de TI para implantarem o sistema.

 

Contudo, isso não é motivo para tranqüilidade. “Muitas pessoas ainda não perceberam que terão que realizar todos os lançamentos de forma retroativa, caso não estejam com as informações corretas. Ou seja, em setembro, todos os arquivos das operações fiscais referentes a todo o ano de 2009 terão que estar devidamente cadastrados e registrados na base de dados da Receita”, advertiu Estanislau Mário Balzan, diretor comercial de Marketing da WK Sistemas.

 

Fonte: FinancialWeb

SÃO PAULO - Até 15 de março, poucas empresas haviam se antecipado na entrega dos arquivos de Escrituração Contábil Digital (ECD) ao Fisco. O seleto grupo trazia nomes como Usiminas, Sadia e Gerdau. Mas, na segunda-feira (16), a lista ganhou mais um integrante, dessa vez, de pequeno porte: a Ideas Work, iniciativa de Roberto Dias Duarte, autor do livro Big Brother Fiscal na Era do Conhecimento que trata do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

“Entreguei de forma espontânea. Primeiro para entender como funciona e segundo para provar a relação de economia gerada pelo processo”, explica o autor que já vendeu quatro mil livros e não figura entre as 12 mil companhias brasileiras obrigadas a entregar o ECD já em junho de 2009. Duarte calcula que, com envio eletrônico, economizou R$ 8 mil, que teria que desembolsar no processo manual.

Duarte detalha que, na ocasião da transmissão dos arquivos, autenticou eletronicamente os livros contábeis referentes aos anos 2007 e 2008. O autor disse que já estava familiarizado com a assinatura digital, pois emite Nota Fiscal Eletrônica sobre as vendas de sua obra desde outubro do ano passado. Mas seu contador, estreante na tecnologia, precisou de suporte para o envio do primeiro livro eletrônico à Receita.

Na avaliação do especialista, o processo de transferência foi simples, mas demorou 15 dias entre o fechamento do balanço contábil e o envio dos livros ao Fisco. “Passei esse tempo revendo e conferindo a contabilidade”, detalha Duarte, que só depois de checar se todas as informações estavam corretas, validou-as junto a Receita.

Esse processo de conferência de integridade dos dados surge como uma das questões mais críticas do Sped. No caso da Ideas Word, tal situação foi amenizada por se tratar de uma empresa de pequeno porte. A emissão de NF-e também contribuiu para o processo, uma vez que confere controle mais eficiente e automatizado de estoque, vendas, financeiro e contabilidade.

Duarte reconhece que muitas empresas em começo de projeto ainda estão perdidas quanto a entrega do Sped Contábil. “Tem gente que está com a contabilidade confusa”, comenta. Outro ponto encarado pelo especialista como desafio para as companhias dá conta da não-integração de sistemas das áreas de negócio, dificultando o cruzamento preciso de informações.

 

Fonte: Financial Web

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) representa o início de um novo período das transações comerciais entre contribuintes no Brasil. Em vigor desde 2006, o projeto da Nota Fiscal Eletrônica já emitiu mais de 80 milhões de notas, somando mais de R$ 1,6 trilhão. Estado pioneiro na implantação, o Rio Grande do Sul já emitiu cerca de 300 mil documentos desse tipo. A partir de abril deste ano, empresas que atuam nas áreas de bebidas, tintas, derivados de petróleo, autopeças, álcool e fumo, entre outros, deverão se adaptar ao serviço de Nota Fiscal Eletrônica.

 

Mas se por um lado a tecnologia facilita a vida, simplificando processos e evitando o uso de papel, a mesma inovação pode trazer alguns problemas, principalmente a empresários e contadores menos atentos. Os benefícios trazidos pela NF-e abrangem variados segmentos. Para as empresas, simplifica obrigações acessórias, com a eliminação do uso de formulários contínuos, da sua impressão e da armazenagem do documento em papel. Do lado do Fisco, permite o acesso à informação sobre as operações comerciais em tempo real, evitando a ocorrência de diversos tipos de fraudes e possibilitando uma fiscalização mais efetiva das operações. Para a sociedade, além do fator ecológico, a NF-e representa a modernização das relações comerciais entre empresas, favorecendo o comércio eletrônico, a redução do custo-Brasil e a disseminação do uso da tecnologia de certificação digital.

 

No entanto, a falta de conhecimento fiscal do emitente, informações erradas ou incompletas ou simplesmente cadastros de clientes e produtos desatualizados ou incompletos podem representar entraves relativos à emissão das notas eletrônicas.

 

Segundo o contador Tiago Nascimento Borges Slavov, mestre em Controladoria e Contabilidade Estratégica, coordenador e professor do curso de Ciências Contábeis da Universidade de Sorocaba (SP), com o uso da NF-e, a tendência é que os erros se tornem mais comuns para empresários menos cuidadosos no processo de faturamento. Ele explica que a geração de um documento fiscal agora dependerá do preenchimento adequado de todos os campos, pois a via nem chegará a ser emitida se isso não for feito - graças à rotina de validação do programa emissor do documento eletrônico.

 

Os erros mais frequentes, na opinião de Slavov, são no Código Fiscal de Operações e Prestações, o valor do desconto, a informação do ICMS no campo de informações adicionais, entre outros. Em operações interestaduais, por exemplo, o erro impede inclusive a concretização da venda, que fica no aguardo da regularização dos documentos para que a mercadoria, apreendida em postos de fiscalização, seja liberada. As multas e outras atuações também não são raras.

As informações imprecisas estarão mais sujeitas à verificação do Fisco, que, por meio de modernos sistemas de auditoria eletrônica, terá a possibilidade de apurar todas as informações de faturamento de um contribuinte em segundos. Erros, que antes não eram detectados até em meticulosas auditorias fiscais, agora serão mais facilmente rastreados e exigirão, no mínimo, explicações dos infratores.

 

Entre os entraves encontrados por algumas empresas para a implantação da NF-e, Slavov destaca a cultura brasileira de deixar tudo para última hora. “Muitas organizações que têm manifestado dificuldades para implementar a NF-e estão sujeitas a entregar em abril e setembro, mas só agora identificaram as necessidades técnicas e de pessoal para ajustar-se ao projeto. Como qualquer projeto de mudança, se tudo for feito com planejamento, aliado a ações, os entraves são mínimos”, afirma.

Como proceder em caso de erro

 

Como qualquer documento, o preenchimento da NF-e está sujeito a erros. Se o contribuinte identificar uma irregularidade, nas condições previstas na lei, poderá cancelar o documento mediante o envio de um arquivo eletrônico, em formato XML, que acusará na Secretaria da Fazenda o cancelamento do documento. Outra possibilidade é a emissão da Carta de Correção Eletrônica, que corrige o erro.

Para o contador Tiago Nascimento, o uso da Carta de Correção Eletrônica é um assunto delicado, pois o Fisco ainda não disponibilizou ao contribuinte o layout do referido documento. “Ocorre a prática, nas empresas que já emitem a NF-e, de adotar o trâmite tradicional, em papel, pelo qual o emitente e o destinatário trocam correspondência, comunicando o erro.”

 

Enquanto não é definido o layout da Carta de Correção Eletrônica, o contribuinte deve evitar usar sua versão em papel, cancelando a NF-e e emitindo outra. Existe ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar, nas situações previstas na lei, como variações de preço e erro de cálculo de imposto.
Nesse caso, o método para emissão da nota complementar é semelhante ao da original. O contribuinte só deve ficar atento com a precisão das informações dos documentos.

 

Para Vinicius Pimentel, coordenador do Projeto NF-e da Secretaria da Fazenda, a NF-e possibilita a emissão de mais documentos, mantendo a taxa de erros, proporcionalmente, maior. No entanto, ele discorda de que essa ocorrência seja em função da complexidade da tecnologia e dos novos procedimentos.

Mitos que não existem

 

Os trâmites legais para obter a NF-e são menos complicados do que a maioria dos empresários imagina. Quem defende esse argumento é o coordenador do projeto NF-e da Secretaria da Fazenda, Vinicius Pimentel. Ele explica que, na internet, estão todos os passos para quem quiser se cadastrar no sistema. “Basta procurar a seção do autoatendimento no site da Secretaria da Fazenda e seguir as indicações. O credenciamento para a NF-e é deferido em menos de 24 horas. A partir daí, pode começar a fazer seus testes”, explica, ressaltando que a única condição é que a empresa adquira uma certificação digital.
Segundo Pimentel, alguns mitos são difundidos erroneamente em relação às vantagens e desvantagens da NF-e. A primeira inverdade, segundo ele, é que é necessário um grande aporte financeiro para a adesão à NF-e. “Com cerca de R$ 300,00 é possível comprar a certificação digital, e para quem tem uma empresa isso não representa um grande investimento.” Outra questão que ele desmitifica é o alto grau de dificuldade para implantação, que pode ser melhor compreendido com programas disponibilizados pelo Fisco. Ainda em relação à dificuldade de compreensão do sistema da NF-e, Pimentel diz que o grau de complexidade de um sistema de informações varia conforme o tamanho e os serviços de cada empresa. “Quando a empresa é de porte maior, isso vai demandar modificações no sistema dela. Aí terá que verificar quais serão essas modificações com o sistema de tecnologia da informação. Por isso as pequenas empresas têm mais facilidade.”

Sistema exige mudança cultural e estrutural

 

Por mais que o governo tenha lançado um portal totalmente dedicado à NF-e, que será obrigatória para todas as transações comerciais e está sendo implementada, aos poucos, em diversos segmentos da economia, muitas empresas perdem receita por falta de preparo. Segundo o diretor da Versifico Web Solutions, Wagner Oliveira, muitos empresários conservam a cultura do papel e alguns, inclusive, não contam sequer com uma infraestrutura mínima necessária para fazer transações via internet com sucesso, principalmente fora das capitais. “Parece incrível, mas ainda persistem aqueles departamentos limitados a lidar com talões e papel carbono”, ressalta ele. 

 

Em abril, fabricantes, importadores, distribuidores e atacadistas do setor automotivo, além de outros segmentos, deverão estar com todo sistema contábil alinhado com as novas exigências. Segundo o executivo da Versifico, as empresas que se apressarem poderão aproveitar os benefícios do credenciamento voluntário, ganhando tempo para fazer os ajustes e testar o sistema sem prejuízo algum. ”Os profissionais do departamento financeiro terão tempo suficiente para aprender a cadastrar o cliente, os produtos, as transportadoras, e - muito importante - aprender a digitar, validar, assinar e transmitir a NF-e.”

Para Oliveira, as novas gerações demonstram facilidade com a implantação do sistema de emissão de NF-e via internet. “O mais difícil é transformar a cultura do empresário, não do seu staff. Mas, uma vez que os investimentos em tecnologia estejam em dia, os passos da implantação não apresentam tantas dificuldades”, diz.

Indústria automotiva terá ganhos em curto e médio prazo

 

A indústria automotiva representa um dos setores que mais sentiram o impacto da crise econômica mundial. No Brasil, o que parecia ser mais um custo em meio à necessidade de cortes, tem se mostrado uma saída inteligente.

 

“A nota fiscal eletrônica, que deverá estar implementada e em perfeito funcionamento nesse setor a partir de 1 de abril, certamente representa um ganho em curto e médio prazo”, diz Wagner Oliveira, diretor da Versifico Web Solutions. Oliveira acredita que já era tempo de a indústria automotiva, que há anos optou pela automação dos processos de fabricação, se beneficiar igualmente com a automação de sua área contábil.

 

 

 

 

Fonte: Jornal do Comércio

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) representa o inicio de um novo período das transações comerciais entre contribuintes no Brasil . Porém, vale lembrar que se por um lado a tecnologia facilita a vida, simplificando processos e evitando o uso de papel, a mesma inovação pode trazer alguns problemas, principalmente a empresários e contadores menos atentos.

Pode-se afirmar que a maior parte dos entraves relativos à emissão das notas eletrônicas acontece, muitas vezes, por falta de conhecimento fiscal do emitente, informações erradas ou incompletas ou simplesmente por cadastros de clientes e produtos desatualizados ou incompletos.

Em operações interestaduais, por exemplo, o erro impede inclusive a concretização da venda, que fica no aguardo da regularização dos documentos para que a mercadoria, apreendida em postos de fiscalização, seja liberada. As multas e outras atuações também não são raras.

Com o uso da Nota Fiscal Eletrônica, a tendência é que tais erros se tornem mais comuns para empresários menos cuidadosos no processo de faturamento. Primeiro, porque a geração de um documento fiscal agora dependerá do preenchimento adequado de todos os campos, pois o a via nem chegará a ser emitida se isso não for feito, graças à rotina de validação do programa emissor do documento eletrônico.

Segundo, porque informações imprecisas estarão mais sujeitas à verificação do Fisco, que, por meio de modernos sistemas de auditoria eletrônica, terá a possibilidade de apurar todas as informações de faturamento de um contribuinte em segundos. Erros que antes não eram detectados até em meticulosas auditorias fiscais agora serão mais facilmente rastreados e exigirão, no mínimo, explicações dos infratores.

Deve-se ressaltar também que após ser autorizada eletronicamente pela Secretaria da Fazenda, uma NF-e não poderá ser alterada, pois isso implicaria em tornar o conteúdo do arquivo eletrônico, certificado digitalmente, inválido.

Assim, no caso do contribuinte identificar qualquer irregularidade no documento, dentro das condições previstas na legislação, deverá cancelar o documento por meio de um processo semelhante ao da emissão da nota, ou seja, mediante o envio de um arquivo eletrônico, em formato XML, que acusará na base de dados da Secretaria da Fazenda o cancelamento do documento.

Quanto à possibilidade de utilização da Carta de Correção Eletrônica, é um assunto delicado, pois o Fisco ainda não disponibilizou para o contribuinte o layout do referido documento, que deverá ser transmitido tanto para o estabelecimento destinatário quanto para a Secretaria da Fazenda.

Tem-se visto a prática, nas empresas que já estão emitindo a NF-e, de se adotar o trâmite tradicional, em papel, onde estabelecimento emitente e destinatário trocam correspondências comunicando o erro.

O grande problema neste procedimento é que o Fisco acusará em momento oportuno a inconsistência dos registros fiscais dos estabelecimentos emitentes ou destinatários, inicialmente com a base de dados da Secretaria da Fazenda que estará armazenando dados de Notas Fiscais Eletrônicas incorretas, e em um segundo momento, quando estas empresas gerarem e transmitirem o arquivo contendo a Escrituração Fiscal Digital.

Enquanto não é definido o layout da Carta de Correção Eletrônica, o contribuinte deve evitar utilizar sua versão em papel, cancelando a Nota Fiscal Eletrônica e emitindo outra, com os dados corretos, caso haja condições para tanto.

Existe ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação, como variações de preço e erro de cálculo de imposto, por exemplo. Neste caso, o método para emissão da nota complementar é semelhante ao da original. O contribuinte só deve ficar atento com a precisão das informações de referência de documentos.

Embora sabendo que muitos softwares empresariais disponíveis no mercado possuem regras de validação e consistência de dados que inibem a emissão de documentos fiscais incorretos, é importante destacar que nenhuma empresa está imune de emitir documentos com problemas.

A orientação da maioria dos consultores fiscais ou de tecnologia da informação para as empresas que pretendem adotar a NF-e é semelhante: revisar cadastrados de clientes, fornecedores, materiais e códigos tributários, e principalmente, procedimentos de trabalho envolvendo desde os vendedores até os faturistas, para evitar que na hora da entrega da mercadoria, a nota não saia (ou mesmo que ela saia), que a empresa não fique sujeita a uma posterior fiscalização, passível de multas e aborrecimentos para o empresário.

 

Fonte: Adminsitradores.com

O fisco começa, aos poucos, a esclarecer as dúvidas das empresas que foram obrigadas, neste ano, a entrar no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) da Receita Federal e das fazendas estaduais. Uma das mais freqüentes — a substituição da entrega das declarações periódicas ao fisco pelas informações já transmitidas via Sped — já tem as primeiras respostas. A Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), entregue anualmente à Receita, deve desaparecer até o fim do ano, se as perspectivas quanto à conclusão de novos informes eletrônicos do Sped se confirmarem.

 

As equipes de processamento de dados do fisco federal querem terminar, até dezembro, o sistema chamado e-Lalur, que aposentará a versão impressa do atual Livro de Apuração do Lucro Real, usado pelas empresas optantes do regime de tributação do Lucro Real. Caso essas escriturações contábeis possam ser feitas no novo sistema online, a Receita já estará pronta também para abandonar a DIPJ e receber as informações unicamente pelo Sped. Atualmente, a transmissão de dados via Sped é uma obrigação a mais imposta aos contribuintes.

 

O chamado Lalur é o livro contábil usado pelas empresas para fazer o controle do lucro a ser tributado pelo Imposto de Renda, como explica o presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina Alcazar. É nesse registro que são lançadas as informações que não constam necessariamente na contabilidade, mas precisam ser tributadas, como retiradas de pró-labore ou recebimento de doações acima dos limites fixados em lei. “Se a Receita tiver o controle dessas informações e mais os dados recebidos pelo Sped Contábil, a DIPJ poderá ser substituída com segurança”, diz.

 

Já a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), transmitida mensal ou semestralmente pelas empresas ao fisco federal com informações sobre débitos apurados e pagos, deve demorar a desaparecer. O prognóstico é do supervisor do projeto Sped, Jerson Prochnow. “A DCTF cumpre uma função juridicamente relevante por possuir eficácia para inscrição de débitos em Dívida Ativa. Não será necessariamente a última, mas muito provavelmente não será uma das primeiras, pois os dados que ela abrange ainda não estão todos incluídos no Sped”, explica.

 

As explicações foram dadas em um seminário feito na última quinta-feira (22/1) no auditório da Receita Federal em São Paulo, do qual participaram representantes sindicais, empresários, contadores, advogados e jornalistas. Pela Receita Federal, palestrou o supervisor-geral do Sped, Jerson Prochnow. A Fazenda paulista foi representada por Clovis de Souza, supervisor de fiscalização de comunicações e energia do estado.

 

O Sped é formado por três sistemas que trabalharão em conjunto para a Receita Federal e para as secretarias estaduais de Fazenda: o Sped Contábil, que transforma os livros Diário e Razão em um único arquivo eletrônico que passa a ser recebido pela Receita, além de ser autenticado pelas juntas comerciais; o Sped Fiscal, que receberá em um servidor central as informações de faturamento lançadas nos softwares fiscais das empresas, já apurando os impostos federais e estaduais devidos; e a Nota Fiscal eletrônica, fechando o ciclo que permitirá aos fiscos da União e dos estados centralizar todas as movimentações dos contribuintes e evitar a sonegação.

Líquido e certo

O Sped já retirou algumas obrigações da lista infindável administrada pelo setor contábil das empresas. É o caso do Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad) e dos arquivos eletrônicos previstos na Instrução Normativa 86, de 2001, da Receita Federal. A regra diz que as empresas devem encaminhar suas informações contábeis e financeiras à Previdência Social. Com a transmissão desses dados via Sped Contábil — a ser feita em junho pelos 12 mil contribuintes sob acompanhamento diferenciado do fisco e, em junho do ano que vem, por todas as empresas optantes pelo Lucro Real —, manter o envio à Previdência seria redundância, segundo Prochnow.

 

A implantação do Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e), que substituirá o documento hoje usado em papel por transportadoras para o trânsito de mercadorias, já tem data para acontecer. A partir de 2 de março, a via eletrônica começa a ser usada oficialmente pelas empresas que participam do projeto-piloto.

Dúvidas no ar

A autenticação de livros contábeis digitais gerados pelo Sped Contábil terá mais definições no decorrer deste ano. Só as juntas comerciais de Minas Gerais e do Rio Grande do Sul implantaram sistema próprio para a recepção dos arquivos. Por enquanto, a maioria dos demais estados deve usar o recurso colocado à disposição pela Receita Federal no site do Sped, já que o prazo para a transmissão dos dados contábeis de 2008 vence em maio deste ano, pelo menos para os 12 mil grandes contribuintes sob acompanhamento diferenciado do fisco federal, que já receberam as notificações.

 

Em relação às sociedades civis, ainda existe impasse quanto à autenticação dos arquivos do Sped Contábil. Essas sociedades têm seus atos constitutivos registrados pelos cartórios de registro civil de pessoa jurídica, e não nas juntas comerciais. Como ainda não há previsão legal para que os cartórios autentiquem arquivos do Sped e nem um sistema específico da Receita para uso dos tabelionatos, a forma de registro da escrituração contábil de sociedades civis optantes pelo Lucro Real ainda é um mistério. “Para a Receita não haverá problema, já que a falta de autenticação desses arquivos pelos órgãos não é empecilho para a análise dos dados”, diz Prochnow. Porém, pode haver complicações com a validade jurídica desses documentos, já que substituem os Livros Diário e Razão, freqüentemente usados por outras instâncias do fisco — como a Previdência Social —, ou em juízo pelas empresas.

Sinal amarelo

O temor mostrado pelos contribuintes em relação ao sistema da Nota Fiscal eletrônica já começa a se mostrar mais do que apenas um receio. A Fazenda paulista teve notícia da primeira denegação de emissão de nota registrada no estado. Segundo Clovis de Souza, supervisor de fiscalização estadual, a empresa estava em situação irregular quando tentou emitir uma nota fiscal. “Ela não entregava Gias há meses”, diz, referindo-se à entrega obrigatória da Guia de Informação e Apuração do ICMS pelos estabelecimentos comerciais incluídos no Regime Periódico de Apuração. Devido à falta de entrega das declarações, a inscrição estadual da empresa foi suspensa e ela acabou impedida de faturar até que regularize a situação.

 

Embora o caso tenha envolvido uma irregularidade cadastral que, como já foi divulgado pelo fisco, impede que as notas sejam emitidas, a questão reaviva a discussão sobre impedimentos à emissão de notas causados por débitos tributários. O receio é que contribuintes com dívidas estaduais sejam impedidos de vender, caso as Fazendas suspendam as inscrições estaduais. A possibilidade não é afastada pelo supervisor-geral do Sped, Jerson Prochnow. “Pode haver estado que suspenda as inscrições simplesmente se as empresas deixarem de apresentar documentos em uma fiscalização”, exemplifica. Segundo ele, não há um acordo entre as administrações tributárias quanto ao rigor a ser usado, já que isso depende de cada estado.

 

A estratégia de impedir o faturamento das empresas que têm débitos não é nova, segundo o presidente do Sescon-SP, José Maria Chapina Alcazar. Ele afirma que o fisco paulista já tem usado essa tática em caso de empresas que devam grandes somas. “O contribuinte é obrigado a ir à Justiça para conseguir um Mandado de Segurança que o autorize a pedir novos talonários de notas fiscais”, conta. Caso a prática seja adotada na emissão de notas fiscais eletrônicas, o dano pode ser maior, já que as empresas não contarão com reservas de notas autorizadas que possam ser usadas enquanto as pendências são resolvidas. Pelo sistema, as notas vão sendo autorizadas e emitidas a cada movimentação de mercadorias. 

 

Em vigor há mais tempo que o Sped Contábil e o Sped Fiscal, a Nota Fiscal eletrônica já é obrigatória para fabricantes e distribuidores de cigarros e combustíveis, produtores de cimento, automóveis, bebidas, medicamentos alopáticos, frigoríficos e empresas dos setores de energia e aço. A partir de abril, entram na obrigação importadores de automóveis, fabricantes de auto-peças, pneus, derivados de petróleo e de álcool, gás, alumínio, vidro e tintas, entre outros. Em setembro, entram outros 54 setores industriais e comerciais, conforme o Protocolo ICMS 87/08. No entanto, as operações obrigadas são apenas entre empresas e não de venda direta ao consumidor final.

1. Introdução

Foi noticiado pelo portal do SEFAZ-MT, o registro dos últimos meses, o número expressivo de apreensão de mercadorias em face de erros cometidos pelos contribuintes, referente á documentação de impostos, vale lembrar que estamos no início de uma nova era regida pela tecnologia da informação.

A falta dos documentos exigidos causa grandes prejuízos aos contribuintes. É o que explica o secretário de Fazenda, Eder Moraes. “Com a mercadoria apreendida, o contribuinte deixa de desempenhar suas atividades e, para regularização, terá que ser pago o imposto e mais uma multa cuja porcentagem varia de acordo com a infração, o que pode ser acréscimo de até 100% do valor cobrado”, alerta.

Para evitar transtornos é preciso atenção quanto aos critérios da legislação e o maior cuidado possível para chegar ao posto fiscal com a documentação exigida para liberação da mercadoria. “É recomendável também atenção quanto à situação das empresas. Verificar se há problemas no Sistema da Conta Corrente, pendência cadastral e até mesmo glosa de crédito”, orienta o secretário de Fazenda.

Outro equívoco apontado pelos postos Fiscais tem sido o uso do Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica-NF-E ) em contingência não impresso em formulário de segurança. A exigência é que o Danfe seja impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação e somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da respectiva Nota Fiscal Eletrônica.

O ideal é que o Danfe seja impresso em papel comum e pelo mesmo sistema gerador da NF-e. O código de barras unidimensional contém a chave de acesso e permite o uso de leitor de código de barras para consultá-la no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.

Em face das constantes alterações na legislação que, além do impacto econômico e do aumento da carga tributária, dá poderes extraordinários ao Fisco para arbitrar as obrigações acessórias, impondo penalidades severas, assim, a responsabilidade dos dirigentes, que já era grande, tornou-se ainda maior.

Dessa forma, o contribuinte pesquisa constantemente novas formas lícitas de racionalizar o pagamento de tributos ao Erário. A pratica de um bom planejamento tributário reforça o argumento de que esta é a única forma lícita de contrapor os fortes princípios que amparam as condutas do fisco.

Porém, é importante desde já destacar que, em função do contexto, que este estudo se insere, não temos pretensão ou objetivo de transformarmos este artigo com a profundidade acadêmica em que o assunto mereça. Nosso objetivo é apresentar, de forma, simples, clara e resumida, os limites preventivos de um planejamento tributário, visando passar ao leitor uma idéia de como esse assunto merece ser atualmente analisado, sob o enfoque da relação fisco versus contribuinte.

2. Nota Fiscal Eletrônica - NF-e

A partir de primeiro de abril de 2008, iniciou-se a obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para as empresas que atuam nos setores de fabricação e distribuição de cigarros, produção, formulação e distribuição de combustíveis líquidos em todo país, isso significa que mais de 2400 novas empresas estão adentrando ao projeto e substituindo o convencional documento em papel por arquivos eletrônicos em formato digital.

A exigência consta no Protocolo ICMS 10 /07, alterado pelo Protocolo nº 68/08 e alterações pelo Protocolo nº 87/08, firmado por todas as 27 Secretárias de Fazenda dos Estados e do Distrito Federal, possuindo amplitude nacional, esta obrigação se estenderá, a partir de setembro a outros setores econômicos, como fabricantes de automóveis, cimento, medicamentos, siderurgia, frigoríficos e bebidas.(1)

Com a edição do Decreto n nº 6.022-07, conduz o Estado e as empresas a outro modo de relacionamento, em cuja lógica as Secretárias da Fazenda dos Estados, ou suas equivalentes, passam a fazer parte integrante da rotina comercial. Esta relação, muito mais íntima, e dinâmica, dificulta imensamente a sonegação fiscal e mapeia com precisão as receitas dos Estados Membros e, sobretudo arrecadação nacional(2).

3. Previsão Normativa

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento, na forma exclusivamente digital, conforme veremos a seguir ao tratarmos da “DANFE”, que tem, por objetivo, o registro das operações de circulação de mercadorias ou da prestação de serviços, portanto, o IPI e o ICMS, bem como futuramente o ISS, sua finalidade é a substituição do papel como forma de documentação mediante a implantação de um modelo nacional eletrônico, fortalecendo, desta maneira, a fiscalização e o controle das informações fiscais em caráter virtual.(3)

Atualmente está regulamentada no plano nacional, pelo ajuste SINEF nº 07/05 e alterações Ato COTEPE 14/07 e Protocolo ICMS 10/0/07 e alterações pelo Protocolo nº 68/08, no âmbito do Estado de São Paulo, as principais normas regentes são as da RIMS-SP, em seu artigo 212-0, adicionado pelo Decreto Estadual nº 52.097/07 e a portaria da Coordenadoria da Administração Tributária (CAT) nº104/07.(4)

O documento emitido e armazenado eletronicamente, sua validade será condicionada á assinatura digital do emitente, com autorização de seu uso pela administração tributária da jurisdição do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador, ou seja, antes da circulação da mercadoria, saindo do estabelecimento do contribuinte-emissor.(5)

4. Certificação Digital

Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital, emitida a partir de certificado do emitente, diferentemente da “senha web”, que apenas limita o acesso a determinadas informações, tratando-se, na verdade, de um procedimento mais seguro, que possibilita a verificação tanto da autoria como da integridade do documento gerado.

Para certificação digital ter validade jurídica, será feito através de uma Autoridade Certificadora credenciada ao ICP-Brasil, com CNPJ do estabelecimento ou de sua matriz, e terá, na empresa credenciada, entre seus representantes legais, uma pessoa física responsável, dificultando, assim, a sua delegação.

Ressalta-se, porém, que á empresa que ainda não se utilizar de sistema eletrônico de processamentos de dados, nos termos dos Convênios ICMS nº 57 e 58/05, será vedado o credenciamento para emissão da Nota Fiscal Eletrônica, assim, para emitir Nota Fiscal Eletrônica, deverá a empresa, primeiramente, solicitar o cadastramento ao Fisco, e ao programa de emissão por sistema eletrônico de processamentos de dados.

O credenciamento se faz de forma: voluntária e outra obrigatória, ou de ofício. No Estado de São Paulo, por disposição da Portaria CAT nº 104/07, na hipótese obrigatória, será expedido um Ato de Credenciamento e Obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica pela diretoria Executiva da Administração Pública (DEAT) da Secretaria da Fazenda, contendo (i) a relação dos estabelecimentos credenciados, (ii) a data a partir da qual estarão obrigados a emitir NF-e, bem como (iii) o critério utilizado para determinar a obrigatoriedade.(6)

Fonte: Fiscosoft

Amigos,

Duas dicas para quem queira aprofundar no SPED:

http://ifrs.zip.net/index.html

http://spedbrasil.ning.com/

Conhecimento é sempre bom.

Sds,

 

By Moisés Ávila da Silva

O ato cotepe 045 veio materializar o que todos já estavam esperando: um prazo a mais para respirar, assim a entrega do EFD referente aos meses de Janeiro a Abril de 2009, poderão ser entregues em 31/05/2009, UFA!!!!!

Segue abaixo o trecho do ato concedendo o prazo:

"Art. 2º Fica acrescentado ao Ato COTEPE/ICMS 09/08, o item 1.2.2.1:

"1.2.2.1 Excepcionalmente, os arquivos da EFD, referentes aos meses de janeiro a abril de 2009,

poderão ser entregues até o dia 31 de maio de 2009.".

Art. 3º Este ato entra em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial da União, produzindo efeitos a partir de 1º de janeiro de 2009."

Divulgado originalmente em: http://ifrs.zip.net/